电子I-9表格处理不当或成特朗普政府下雇主面临的又一昂贵移民合规风险

美国总统唐纳德·特朗普（Donald Trump）在打击非法移民问题上的表态毫不含糊，雇主们对此高度关注。本届政府已开始进行工作场所突击检查，相关利益方预计针对I-9表格（用于核实员工是否有资格在美国工作的文件）的审计数量将增加。

然而，在特朗普就职后的数日内，移民合规领域的声音越来越多地就一个许多雇主可能尚未意识到的薄弱环节发出警告：他们的I-9表格供应商。

I-9表格走向线上

I-9表格合规涉及多个变量，其中之一是表格的填写方式。雇主和雇员都必须完成表格的特定部分。传统上，雇主代表会与新员工面对面坐下来，收集并审核员工用于证明身份和就业授权的文件，这些文件可能包括政府身份证、护照、绿卡或类似证件的某种组合。

但近年来，该流程的某些环节已变得更加电子化，部分原因是新冠疫情。2020年，美国移民与海关执法局（ICE）暂时允许雇主远程审核授权文件。随后，ICE于2023年将远程审核设为信誉良好的E-Verify参与者的永久选项。

据背景调查服务商SafestHires（其自身不提供I-9表格产品）的客户经理大卫·亚当斯（David Adams）介绍，早在疫情之前，协助完成I-9表格和记录保存的电子解决方案就已日益普遍。这些工具由HR信息系统供应商、律师事务所及其他第三方提供，其卖点是简化对雇主而言可能耗时耗力的流程。

亚当斯及其他接受HR Dive采访的人士表示，他们在看到多个平台生成的电子I-9表格不符合联邦法规后感到担忧——这为特朗普政府很可能发现的违规行为敞开了大门。

两方面的隐患

亚当斯表示，HR团队面临两个主要担忧领域。第一是I-9表格供应商软件可能预填I-9表格的某些部分，例如员工的个人履历信息。

根据ICE和美国司法部发布的联合指导意见，使用I-9表格软件程序的雇主不得使用通过外部来源（如员工的工作申请）收集的员工信息来预填I-9表格。除非雇主作为准备人或翻译协助员工完成表格第1部分（员工在此输入信息和声明），否则也不得代员工填写I-9表格。

第二个担忧领域是使用软件程序在纸质I-9表格上附加员工电子签名的情况。问题在于，使用电子签名需要遵守一套与纸质I-9表格不同的、由美国国土安全部（DHS）制定的大量标准，这可能使雇主实际上处于不合规状态。

亚当斯表示，虽然I-9表格供应商不太可能故意发布不合规产品，但仅凭供应商坚称产品合规是不够的。他说，HR团队必须提出正确的问题，不能想当然地认为合规；“你需要审视自己的系统。”

事实上，数字表格所需的额外合规措施多种多样。例如，DHS法规要求雇主保留电子I-9表格的“审计追踪”，即记录针对特定表格所采取行动的记录，Holland & Hart律所合伙人克里斯·托马斯（Chris Thomas）表示。他补充说，即使供应商确实保留了审计追踪，其质量也可能不足以满足DHS标准。

DHS法规还规定，雇主必须实施电子记录安全计划，该计划需：

• 确保只有授权人员才能访问电子记录。
• 提供记录的备份和恢复，以防止信息丢失（例如在断电期间）。
• 确保员工接受培训，以最大限度降低未经授权或意外更改或删除电子记录的风险。
• 确保每当电子记录被创建、完成、更新、修改、变更或更正时，都会生成一份安全且永久的记录，其中包含访问日期、访问电子记录的个人身份以及所采取的具体行动。

员工的声明也可能引发合规问题。DHS要求用于采集声明的电子系统必须包含一种能够证明员工已签署并阅读声明的方法。签名必须在交易发生时附加，系统必须创建并保存一份记录以验证签名者的身份。

但托马斯表示，他审查过的多个电子I-9系统并不包含此类声明。该要求可以通过一个小复选框部分实现，员工可勾选以确认其已阅读声明并输入签名。“法律明确规定，如果系统没有这一点，那么在DHS看来，就不存在有效的I-9表格，”托马斯补充道，“许多供应商没有这项声明。”

联邦执法机构此前已对使用不合规电子I-9表格系统的雇主采取过行动。亚当斯指出，2010年，ICE曾因零售商Abercrombie & Fitch公司电子I-9验证系统的技术缺陷而对其处以超过100万美元罚款。

亚当斯表示，特朗普政府采取类似执法行动可能让雇主付出高昂代价。1月2日，DHS公布了因通胀调整的民事罚款标准，其中I-9表格文书违规的罚款上限从每次违规2,789美元提高至2,861美元。

“如果系统不合规，你将付出巨额代价，”亚当斯说。

“所有人都处于瞄准范围内”

接受HR Dive采访的管理方律师大多认为，电子I-9表格合规是特朗普任期内雇主面临的一个担忧。托马斯表示，他曾与ICE特工交谈，对方确认该机构有意对电子I-9表格供应商不合规的雇主采取执法行动。

ICE未回应多次关于其电子I-9表格合规执法计划的评论请求。

仅在特朗普第二任期第一天，就签署了多项旨在减少非法移民的行政命令，包括一项宣布美墨边境进入紧急状态的命令，以及另一项旨在防止大规模移民和重新安置的命令。另一项名为“保护美国人民免受入侵”的命令指示DHS“采取一切适当行动，大幅增加可履行移民官员职责的特工和官员数量”。

托马斯表示，鉴于ICE的30个地区国土安全调查特别负责办公室中可用于进行I-9审计的特工人数有限，上述最后一项命令可能尤为重要。他指出，该机构已与现场承包商合作以加快大规模审计的速度，并可能为此设定配额。

“他们会竭尽全力打破美国的就业磁石，”托马斯说，“所有人都处于瞄准范围内。”

Balch & Bingham律所合伙人道格·考夫曼（Doug Kauffman）表示，即使员工获准在美国工作，I-9审计发现错误的风险依然存在，因为系统仍可能被认定为不合规。

现在该做什么

考夫曼表示，HR团队必须主动确保其供应商了解DHS法规；“ICE不会让你轻易脱身。”

更进一步的做法或许也值得考虑：“雇主不应假设其软件解决方案是合规的，”BAL律所高级助理艾琳·洛曼（Eileen Lohmann）表示，“独立审查他们使用的每一个电子解决方案以确保其符合法规至关重要。I-9表格上的任何错误，责任始终在雇主。”

在帮助雇主选择不同的I-9供应商方案时，考夫曼表示他“每次都会仔细研究法规”，因为这是ICE评估雇主时的重点。他还表示，他会关注供应商在客户接受ICE审计时会采取什么行动，以及他们有何流程和程序确保客户能在三个工作日内获得ICE要求的材料——包括审计追踪。

“如果我们无法向ICE提供这些材料，那对我们没什么好处，”考夫曼说。

洛曼同样表示，雇主应考虑供应商在审计情况下的应对流程。她还建议雇主主动进行内部I-9审计，以了解ICE可能发现的问题。这可能涉及在外部律师协助或不协助的情况下抽查一部分I-9表格。“即使是一次较小范围的审查，也能让雇主纠正错误并降低未来的风险敞口，”洛曼说。