后疫情时代FMLA休假与带薪休假管理的五项实务建议

《家庭与医疗休假法》（FMLA）构成人力资源管理的基本支柱之一。

从表面上看，该法律似乎易于理解。拥有50名及以上员工的雇主，必须为符合条件的员工——即在一段至少一年的期间内累计服务满1,250小时，且其工作地点所在半径75英里内雇主雇佣至少50名员工——提供12个月内最多12周的无薪、受工作保障的休假。

然而，人力资源专业人士对这部法律的复杂性深有体会。无论是关于“12周”的实际含义，还是理清通知要求，FMLA的种种细节常常令休假管理人员感到困扰。当该法律条款与组织的带薪休假政策相互作用时，情况尤其如此。

就后者而言，新冠疫情为人力资源部门带来了喜忧参半的局面。据三位接受HR Dive采访的劳动法律专家称，尽管疫情前处理FMLA与PTO交叉领域的最佳实践大体上仍与以往相同，但各州和地方法律的复杂拼凑，以及长期新冠这一“后新冠”状况的兴起，本身就需要一套独立的考量。

建议一：FMLA中“严重健康状况”的定义仍是关键

首先，FMLA对构成严重健康状况的定义并未改变。美国劳工部雇主指南第25页指出，严重健康状况是“涉及住院护理或由医疗保健提供者持续治疗”的疾病、伤害、损伤或身体/精神状况，且该状况使员工无法履行手头工作的职能。

就此而言，新冠可能与其他健康状况一样符合FMLA的定义，J.J. Keller & Associates公司人力资源编辑多莉·克拉博（Dolly Clabault）表示。“新冠是否属于FMLA严重健康状况，与滑囊炎是否属于严重健康状况是同一个问题，”克拉博在采访中告诉HR Dive。“如果是，员工就有权缺勤。”

克拉博指出，雇主应注意，可能有多种类型的状况符合FMLA资格。这包括员工接受住院护理（如在医院、临终关怀机构或住院护理机构过夜）的情况，以及与这种住院相关的任何丧失行为能力期及后续治疗。它还包括员工接受医疗保健提供者持续治疗的情况。怀孕和哮喘等慢性病也可能属于严重健康状况的定义范围。

“该定义包含多个部分，并非所有部分都适用于任何特定情况，”克拉博说。“你必须审视所有细节。”

建议二：哪些休假与FMLA并行？需核查州或地方法律

雇主可能知道，如果员工因FMLA合格原因使用了雇主提供的带薪休假（无论是员工自愿还是雇主强制要求），雇主必须将该时间计入员工的FMLA配额。换言之，这两种休假必须并行进行。

当涉及其他类型的休假时，“旧的告诫依然成立，”Littler Mendelson律师事务所股东杰夫·诺瓦克（Jeff Nowak）表示；“鉴于州和地方休假及福利法律数量不断增加，以及雇主赞助的福利计划日益增多，FMLA只是其中一层。雇主在管理休假和工作场所便利措施时，需要注意许多额外的层面。”

2003年7月4日摄于加利福尼亚州萨克拉门托的加州州议会大厦。该州的补充性带薪病假法为符合条件的员工提供80小时的与新冠相关的合格原因的带薪休假。（图片来源：Justin Sullivan via Getty Images）

值得注意的是，一些州已颁布公共卫生紧急状态立法，限制了并行休假。例如，加利福尼亚州的补充性带薪病假法（于2月颁布，后延长至2022年底）为符合条件的员工提供80小时的与新冠相关的合格原因的带薪休假。该法律规定，雇主不得要求员工在使用补充性带薪病假之前或代替该休假，使用任何其他带薪或无薪休假、PTO或假期时间。

在马萨诸塞州，该州已颁布了超过FMLA的20周带薪家庭和医疗休假权利，雇主还需考虑其他层面，Eckert Seamans律师事务所成员沃尔特·福斯特（Walter Foster）表示。

在该例子中，符合联邦12周FMLA休假资格的员工也可能符合马萨诸塞州20周带薪休假的资格。福斯特表示，这两种休假可以并行，但一个重要细节是，该州20周休假的前七天是无薪的。在此期间，员工可以利用PTO来弥补缺口，包括根据州法律可能有权享受的累计带薪病假时间（最多40小时）。

这些例子至少提醒雇主，需要“非常仔细地”审视可能影响其并行休假决定的州和地方法律，诺瓦克说。“当雇主忽视全局，只关注FMLA问题时，合规问题就会出现，而实际情况往往是FMLA叠加短期残疾或残疾福利，再叠加重叠的州休假法律。”

此外，克拉博表示，趋势是越来越多的州正在颁布此类法律，且每部法律都有自己的一套可能与FMLA产生或不产生互动的规定。“这恰恰突显了雇主需要保持警觉。”

建议三：新冠阳性员工能否居家办公？若能，FMLA可能不适用

诺瓦克表示，新冠感染并不必然转化为FMLA休假需求；如果受感染的员工可以在家工作，并能在家中履行其所有基本工作职能，“那么，这可以说并非FMLA情形。”

福斯特同意该场景通常成立，并指出新冠疫苗的存在以及部分员工可能无症状感染，意味着感染不一定符合FMLA严重健康状况的定义。

然而，如果一名主要在现场工作且无法远程工作的员工新冠检测呈阳性，且必须从现场隔离，“这可以说被视为触发FMLA的事件，”诺瓦克说。“对我来说，这项分析的要点是，如果员工检测呈阳性，且结果是他们需要从现场工作隔离，出于谨慎考虑，我会提供必要的FMLA通知和认证表格，并给员工机会将该缺勤认证为FMLA缺勤。”

建议四：长期新冠可能带来复杂性，尤其是在间歇性休假方面

公共卫生研究人员继续研究劳动力中新冠后状况的普遍性，但感染对患者产生持久影响的可能性已得到充分证实。根据美国疾病控制与预防中心的说法，长期新冠可能呈现多种症状，从疲劳到呼吸急促再到“脑雾”。

诺瓦克表示，“毫无疑问”，雇主将看到更大比例的劳动力需要FMLA休假来应对新冠的持续影响，包括长期新冠，且长期新冠尤其可能上升到《美国残疾人法》（ADA）规定的残疾程度。联邦民权执法机构已经表明了这一点。

“对雇主来说，关键是要更多地了解长期新冠的现实情况，以及它将如何影响典型员工，”诺瓦克补充道。“他们肯定还处于掌握这个问题的早期阶段。”

ADA要求雇主为残疾员工提供合理的便利。至关重要的是，休假可能是这样一种便利，而FMLA的耗尽可能与员工是否有权根据ADA获得额外休假无关。2月份，一家卡车运输和物业管理公司就深刻吸取了这一教训，在美国平等就业机会委员会指控该雇主在员工休完12周FMLA后无法返岗时解雇他们、违反ADA后，以65,000美元达成和解。

“我读过太多法院案例，其中经理和主管是FMLA合规链中的薄弱环节。”

——多莉·克拉博，J.J. Keller & Associates人力资源编辑

克拉博补充说，由于新冠的影响（可包括长期新冠以及心理健康等其他领域），雇主可能会遇到越来越多涉及ADA的情况。疫情引发的压力可能导致焦虑和身体症状，这些可能属于FMLA、ADA或类似的州和地方法律范畴。

“你必须逐一梳理定义，”克拉博在谈及可能涉及长期新冠的各种法律时表示。“你必须给予员工每部法律中对员工最有利的规定。”

诺瓦克表示，当员工需要延长或间歇性休假时，长期新冠可能尤其具有挑战性。“我认为它对运营造成最大问题的地方在于，那些患有长期新冠的人很可能需要在很长一段时间内进行间歇性休假，”他说。“间歇性休假对雇主运营的干扰程度远大于某一次特定的休假。”

建议五：避免成为FMLA合规链中的“薄弱环节”

最终，管理培训可能是雇主准备管理PTO和FMLA的工具箱中最重要的工具。

“我读过太多法院案例，其中经理和主管是FMLA合规链中的薄弱环节，”克拉博说。

问题部分在于，员工可以通过多种方式让雇主知晓他们可能需要FMLA休假。克拉博表示，她见过一些案例，员工仅仅是在工作中哭泣或打瞌睡，都可能被解读为FMLA通知情形。“只要员工向雇主暗示他们的缺勤可能是因为严重健康状况，那就是雇主应触发FMLA红色警报的时候。”

鉴于长期新冠这类谜团，经理和主管可能无法识别此类迹象，这或许更加令人担忧。“从合规角度看，当员工说‘我不能来上班，我需要一些工作上的帮助，我出现了哮喘相关状况或呼吸困难’时，很容易错过或忽视这种情况，”诺瓦克说。“会有很多经理不认为那是潜在的长期新冠场景。”

他补充说，关键的是，雇主不仅要培训经理识别与长期新冠相关的常见特征，还要让他们参与互动过程，以确定员工是否需要工作上的帮助。

给经理的信息可以非常直接：“确保你将其提交给人力资源部门，”福斯特说。“这对经理来说就是一个简单的勾选框。”